Внедрение элементов автоматизирования в бизнес-процессы, в том числе и использование электронных документов, уже давно стали обычным явлением для современных бизнес — структур. Более того, практически утихли многочисленные споры по поводу того, насколько внедрение электронных документов является безопасным удобным и практичным.
Электронный документооборот — это просто, и данный факт без сомнений подтвердят большинство представителей предприятий, которые уже являются пользователями такого способа организационной деятельности компании. Особенно это касается тех, где до внедрения электронной системы, ежедневно обрабатывались тысячи счетов, накладных, отчетов, запросов и не только. Такие компании вряд ли вернутся к бумажным носителям информации.
Другое же дело предприятия, которые только задумываются над усовершенствованием собственное операционной деятельности. Здесь главным из вопросов, которые представит решить – это выбор специалистов, предлагающих услуги по внедрению систем электронного учета.
Сразу стоит отметить, что функционал большинства систем, представленных на рынке данных услуг, уже прошел многолетнюю практику использования, и соответственно, усовершенствован под определенные сферы жизнедеятельности человека. Практически все представленные системы уже имеют стабильные шаблоны для работы и набор функциональных возможностей, свои недостатки и преимущества. Без этого в работе с документами не обойтись. Казалось бы, сегодня такие системы достигли своего совершенства. Однако, как показывает практика, все равно, в процессе введения и установки, компании, специализирующиеся организации электронного документооборота, проводят «шлифовку» под конкретное предприятие.
Если в процессе решения такого вопроса, внедрять ли в работу компании электронную систему документооборота или нет, то задание здесь остается только одно, а именно, как получить максимальную выгоду от внедрения инновационных технологий. В любом случае, внедрение электронного документ оборота принесет такие преимущества, как:
- снижение вероятности ошибок в процессе работы сотрудников путем введения данных стандартным способом;
- сведение к минимуму временных затрат на поиск конкретной информации сотрудниками предприятия;
- повышение исполнительной дисциплины;
- возможность проведения бизнес – анализа в любое удобное время;
- создание эффективной системы онлайн сообщений, напоминаний о выполнении определенных действий;
- обеспечение надежной защиты информации на предприятии.
